E-Rechnung: Tipps und Wissenswertes zur E-Rechnungspflicht ab 2025

Seit Jahresbeginn 2025 gelten für Unternehmer neue Gesetze in Sachen Rechnungsstellung. Zwar greift die vollumfängliche E-Rechnungspflicht nicht vor 2028 – eine frühzeitige Vorbereitung ist jedoch auch für Kleinunternehmen von großer Wichtigkeit. Alles Wichtige zur E-Rechnung erfährst Du in diesem Beitrag.

Ab 2025 gilt für Unternehmen die Pflicht zur E-Rechnung

Lange war über die neuen Gesetze gesprochen worden, nun ist die erste Regelung in Kraft getreten: Seit dem 01. Januar 2025 müssen alle Unternehmen, die in den Geltungsbereich des Wachstumschancengesetzes fallen, E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Weitere Verschärfungen folgen in 2027 und 2028.

Was auf den ersten Blick nach (noch) mehr Regulierung aussieht, entpuppt sich als potenziell wichtiger Schritt zum Abbau der Bürokratie: Der Staat verspricht sich nicht nur eine nachhaltige Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug, sondern insbesondere Kostenvorteile und Effizienzgewinne. Viele Prozesse in der Verwaltung sollen dank der E-Rechnung künftig deutlich schneller vonstattengehen, was in Form kürzerer Bearbeitungszeiten auch Unternehmern und Selbstständigen zugute käme.

Auch darüber hinaus kann die E-Rechnungspflicht mit Chancen in Sachen Produktivität und Transparenz einhergehen – eine frühzeitige und gründliche Vorbereitung vorausgesetzt.

E-Rechnungspflicht ist Teil des Wachstumschancengesetzes

Die E-Rechnungspflicht ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das 2023 von der Bundesregierung verabschiedet wurde. Es soll Unternehmen laut offizieller Angaben finanziell entlasten, Anreize für Innovationen und Investitionen setzen und damit Deutschland als Wirtschaftsstandort stärken. Auch Steuervereinfachungen und der Bürokratieabbau zählen zu den geplanten Maßnahmen.

Was ist eine E-Rechnung?

E-Rechnung ist die Kurzform für “elektronische Rechnung”. Im Gegensatz zu Papier- oder digitalen Rechnungen, die etwa als PDF-Datei ausgestellt werden, erfüllen E-Rechnungen folgende Voraussetzungen (E-Rechnungsverordnung § 2):

• Übermittlung und Empfang in elektronischer Form
• Ausstellung in einem strukturierten Datenformat (z. B. XML)
• Möglichkeit elektronischer und automatisierter Weiterverarbeitung

Während es sich bei digitalen Rechnungen lediglich um bildhafte Darstellungen der Rechnungsinhalte handelt, stellen E-Rechnungen also strukturierte Datensätze dar, die maschinell ausgelesen und weiterverarbeitet werden können. Das ermöglicht beispielsweise den direkten und medienbruchfreien Import in Buchhaltungs- und ERP-Systeme.

Welche Bestandteile müssen E-Rechnungen enthalten?

Hier ergeben sich für Unternehmen und Selbstständige keine Änderungen: Für E-Rechnungen gelten die gleichen Mindestbestandteile wie für Papier- oder digitale Rechnungen. Diese Pflichtbestandteile sind in § 14 Abs. 4 UStG geregelt und umfassen folgende Angaben:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)
• Rechnungsnummer (s.o.)
• Rechnungsdatum
• Art und Menge gelieferter Produkte/erbrachter Dienstleistungen
• Lieferdatum/Leistungszeitraum
• Geforderter Nettobetrag
• Anzuwendender Steuersatz und resultierender Steuerbetrag
• Geforderter Bruttobetrag

Hinzu kommen ggf. Angaben zu Forderungsminderungen (Rabatte, Anzahlungen) und Sonderregelungen wie Steuerbefreiungen, z. B. bei Nutzung der Kleinunternehmerregelung.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Die E-Rechnungspflicht betrifft steuerbare und steuerpflichtige Leistungen, die zwischen Unternehmen in Deutschland ausgetauscht werden. Sofern Du in Deutschland also Lieferungen oder Leistungen an andere Geschäftskunden erbringst (B2B), bist Du grundsätzlich von den neuen Gesetzen betroffen. Je nach Größe Deiner Unternehmung greifen bis Ende 2027 noch gewisse Ausnahmeregelungen (siehe unten).

Nicht zur E-Rechnung verpflichtet sind also Lieferungen oder Leistungen, die entweder als steuerfrei eingestuft sind (z. B. medizinisch) oder an Privatkunden bzw. Kunden im Ausland erbracht werden. Auch einige Sonderformen wie Kleinstbetragsrechnungen, Gutschriften und Fahrausweise sind ausgenommen.

In welchen Gesetzen ist die E-Rechnung geregelt?

Für die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung spielen mehrere Gesetze und Richtlinien eine Rolle:

• Die EU-Richtlinie 2014/55/EU legt europaweit den rechtlichen Rahmen für die Einführung der E-Rechnung fest. Sie fordert im Wesentlichen, dass alle EU-Mitgliedstaaten einheitliche Standards für die elektronische Rechnungsstellung schaffen.
• Die E-Rechnungsverordnung (E-RechV) setzt die EU-Richtlinie in nationales Recht um. Sie regelt in erster Linie die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (“Business to Government”, B2G).
• Das Wachstumschancengesetz geht über die Umsetzung der EU-Richtlinie hinaus und treibt die Erweiterung der E-Rechnungspflicht auf den B2B-Bereich voran. Es zielt darauf ab, die Digitalisierung der Wirtschaft zu fördern, Bürokratie abzubauen und Unternehmen finanziell zu entlasten.
• Das Umsatzsteuergesetz (UStG) definiert die steuerrechtlichen Anforderungen der E-Rechnung im B2B-Bereich, während die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) deren korrekte Verarbeitung und Archivierung regeln.

Vorteile der E-Rechnung

Wie eingangs erwähnt, geht das E-Invoicing nicht nur für den Staat mit einer Reihe von Benefits einher. Als Unternehmer oder Selbstständiger profitierst Du unter anderem von folgenden Vorteilen:

Zeit- und Effizienzgewinn

E-Rechnungen können dank des strukturierten Datenformats schnell und einfach weiterverarbeitet werden, wodurch Unternehmen eine Menge Zeit und Ressourcen gewinnen.

Kosteneinsparungen

Dank geringerer Kosten für Papier, Versand und Archivierung sowie der Entlastung des Personals spart E-Invoicing bares Geld. Allein in der öffentlichen Verwaltung soll es sich um jährlich zwischen 2,2 und 4,5 Milliarden Euro handeln.

Fehlerminimierung

Das maschinelle Auslesen und Weiterverarbeiten der Rechnungen sorgt dafür, dass Fehler auf ein Minimum reduziert werden. Dadurch werden Liquiditätsengpässe vermieden und zeitraubende Folgeprozesse obsolet.

Compliance

Gesetzliche Anforderungen wie Mindestbestandteile und die korrekte Ausweisung der Umsatzsteuer werden automatisch erfüllt. Daneben wird die Einhaltung von Archivierungsvorschriften erleichtert, da E-Rechnungen revisionssicher in digitalen Systemen gespeichert und verwaltet werden können.

Mittelfristige Abschaffung der Zusammenfassenden Meldung (ZM)

Gemeinsam mit der geplanten Einführung eines elektronischen Meldesystems für die Umsatzsteuer (ViDA) ermöglicht die elektronische Rechnungsstellung die zukünftige Abschaffung der Zusammenfassenden Meldung (ZM). Das spart Selbstständigen Arbeit und vereinfacht den EU-weiten Besteuerungsprozess.

Nachhaltigkeit

Der Verzicht auf ausgedruckte Papierrechnungen kommt nicht nur dem Geldbeutel zugute, sondern auch der Umwelt. E-Rechnungen reduzieren den Papierverbrauch um bis zu 80 % – und sorgen somit für einen bis zu 90 % geringeren CO2-Ausstoß.

Interne Transparenz

E-Rechnungen bieten durch ihre digitale Verarbeitung eine bessere Nachvollziehbarkeit und Kontrolle über den gesamten Rechnungsprozess. Unternehmen können dadurch einfacher Berichte erstellen, Kennzahlen abteilungsübergreifend austauschen oder ihre finanzielle Lage analysieren.

Ab wann gilt die Pflicht zur E-Rechnung?

Um Unternehmen und Selbstständigen ausreichend Zeit zur Anpassung ihrer Prozesse zu geben, wird die E-Rechnungspflicht schrittweise in drei Stufen eingeführt. Den Anfang machte die zu Jahresbeginn eingeführte Empfangspflicht für E-Rechnungen.

Seit 2025: Empfangspflicht für elektronische Rechnungen

Seit Jahresbeginn 2025 müssen elektronische Rechnungen empfangen und archiviert werden können. Die Ausstellung von Papier- oder PDF-Rechnungen bleibt weiterhin möglich, bedarf allerdings der ausdrücklichen Zustimmung des Rechnungsempfängers.

Ab 2027: Ausstellungspflicht für umsatzstarke Unternehmen

Zum 01. Januar 2027 ist die Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800 Mio. Euro verpflichtend. Für alle anderen Unternehmen und Selbstständige gilt weiterhin die zuvor eingeführte Empfangspflicht.

Ab 2028: Vollumfängliche E-Rechnungspflicht

Ab 2028 sind alle Unternehmen unabhängig vom Vorjahresumsatz vollumfänglich zum E-Invoicing (Empfang und Ausstellung) und der Einhaltung der übrigen Vorschriften im Zusammenhang mit E-Rechnungen verpflichtet.

Welche E-Rechnungsformate gibt es?

Grundsätzlich kann das Format einer E-Rechnung frei bestimmt werden, solange sich Sender und Empfänger abstimmen und alle Voraussetzungen gemäß CEN-Norm EN 16931 erfüllt sind – allen voran die maschinelle Auslesbarkeit aller relevanten Informationen.

Deutlich einfacher ist allerdings die Nutzung allgemein anerkannter Rechnungsformate. In Deutschland gibt es mit XRechnung und ZUGFeRD derzeit zwei gängige Formate, die laut Bundesministerium der Finanzen (BMF) allen Anforderungen entsprechen.

XRechnung ist ein elektronischer XML-Rechnungsstandard, der im Zuge der E-Rechnungsverordnung speziell für den öffentlichen Sektor und die Übermittlung von Daten an Behörden entwickelt wurde. XRechnung unterstützt daher lediglich das maschinelle Auslesen von Rechnungen.

ZUGFeRD (“Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”) gilt als offizielles deutsches E-Rechnungsformat. Anders als XRechnung stellt es eine hybride Lösung aus Bilddatei (PDF/A) und strukturiertem XML-Datensatz dar, was es für Mensch und Maschine gleichermaßen lesbar macht. Es eignet sich dadurch sowohl für den Austausch mit Behörden als auch mit Geschäftspartnern.

PEPPOL: Auch International E-Rechnungen schreiben

Das PEPPOL-System (Pan-European Public Procurement Online) ist ein europaweites Netzwerk, das den sicheren und standardisierten Austausch von elektronischen Dokumenten wie E-Rechnungen ermöglicht. Es gewährleistet die Interoperabilität zwischen IT-Systemen und erleichtert die Kommunikation zwischen Unternehmen und Behörden, insbesondere im grenzüberschreitenden Handel.

Checkliste: So bereitest Du Dein Unternehmen auf die E-Rechnung vor

Die Anforderungen der neuen Gesetze zu erfüllen, ist keine Herkulesaufgabe. Um steuerrechtlichen Schwierigkeiten vorzubeugen, ist es jedoch wichtig, Umstellungen frühzeitig vorzunehmen und Prozessen somit Zeit zum Einspielen zu geben. Folgende Schritte können Dir als Orientierung dienen:

• Individuelle Voraussetzungen prüfen

Prüfe, ob und ab wann Dein Unternehmen von der schrittweisen Einführung der E-Rechnungspflicht betroffen ist. Daneben solltest du analysieren, ob Deine bestehende Infrastruktur die Anforderungen bereits erfüllt oder an welchen Stellen Du nachbessern musst.

• Rechtliche Anforderungen verstehen

Mach dich mit den relevanten Gesetzen sowie den unterschiedlichen Voraussetzungen vertraut, die E-Rechnungen erfüllen müssen. Hierzu zählen insbesondere die Eigenschaften und Unterschiede der beiden wesentlichen Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD.

• Software einrichten

Falls noch nicht vorhanden: Installiere und konfiguriere eine Software, die E-Rechnungen erstellen und verarbeiten kann. Stelle sicher, dass sie mit Deiner bestehenden IT-Infrastruktur kompatibel ist und alle relevanten Voraussetzungen erfüllt.

• Mit Steuerberater und anderen Akteuren abstimmen

Besprich wichtige Umstellungen bei der Fakturierung nicht nur mit Deinem Steuerberater, sondern auch anderen (externen) Partnern, z. B. aus der IT oder Buchhaltung. Dadurch stellst Du sicher, dass die neuen Anforderungen auch abteilungsübergreifend korrekt und effizient umgesetzt werden.

• Mitarbeiter schulen

Schule Deine Mitarbeiter, um sie mit den neuen Regelungen und Prozessen der E-Rechnung vertraut zu machen. Hierfür eignen sich beispielsweise teaminterne Briefings oder kleine Workshops.

• Geschäftspartner in Kenntnis setzen

Informiere Deine Geschäftspartner rechtzeitig über etwaige Umstellungen. Kläre, welche Formate und Übertragungswege genutzt werden sollen, um einen reibungslosen Austausch sicherzustellen.

• Fortlaufende Compliance sicherstellen

Überprüfe regelmäßig, ob Deine Prozesse den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Bleibe über Änderungen in den rechtlichen Rahmenbedingungen informiert und passe Deine Systeme und Abläufe gegebenenfalls an.

Fazit: E-Rechnung – Geringer Aufwand, große Wirkung!

Gesetzesänderungen sind für Unternehmen oft mit Aufwand verbunden – besonders dann, wenn das Stichwort “Steuerrecht” auftaucht: Die neuen Anforderungen müssen geprüft, interne Prozesse auf den Prüfstand gestellt werden. Auch Mitarbeiter schulen sich (zumindest noch) nicht ganz von allein.

Mit Blick auf die Einführung der E-Rechnung könnte sich die Arbeit allerdings bezahlt machen. Denn auch Unternehmer und Selbstständige dürften von der Digitalisierungsmaßnahme profitieren. Von geringeren Wartezeiten in der öffentlichen Verwaltung, aber auch von weniger Bürokratie im eigenen Rechnungswesen.

Panik ist ohnehin nicht angesagt: Wie Du im Laufe dieses Beitrags bemerkt haben dürftest, hält sich die tatsächliche Arbeit in Grenzen. Selbst die Verschärfungen in den kommenden Jahren sind mit einer guten Software ohne große Probleme zu bewerkstelligen. Voraussetzung ist freilich, dass Du Dich gründlich mit den neuen Regelungen auseinandersetzt – und Dein Unternehmen frühzeitig auf den richtigen Kurs bringst.

FAQ

1. Was unterscheidet eine E-Rechnung von einer PDF-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein maschinenlesbares Dokument, das in standardisierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt wird. Sie kann automatisch validiert, weiterverarbeitet und in unterschiedliche Systeme überführt werden (z. B. Buchhaltungs-, ERP- oder Verwaltungssysteme). Eine PDF-Rechnung hingegen ist vergleichbar mit einem Foto einer Rechnung: Ein statisches Dokument, das von Menschen gelesen, jedoch nicht ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden kann.

2. Muss ich eine spezielle Software nutzen, um E-Rechnungen zu erstellen?

Die Nutzung einer speziellen Software ist kein Muss, aber dringend zu empfehlen. Denn sie erleichtert die Erstellung von E-Rechnungen deutlich, minimiert Fehler und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. Zudem ermöglichen viele Programme die automatische Übertragung an Kunden oder Behörden, was zusätzlich Zeit und Ressourcen spart.

3. Was passiert, wenn ich die E-Rechnungspflicht ignoriere?

Die Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht kann schwerwiegende Folgen haben. Neben Bußgeldern und anderen steuerrechtlichen Konsequenzen riskiert man Zahlungsverzögerungen und Liquiditätsengpässe sowie einen nicht zu unterschätzenden Imageverlust bei Partnern und Kunden.

4. Besteht auch EU-weit bereits eine E-Rechnungspflicht?

Ja, aber sie gilt bisher nur im öffentlichen Sektor. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU schreibt vor, dass öffentliche Verwaltungen in den Mitgliedstaaten E-Rechnungen akzeptieren müssen. Diese Verpflichtung betrifft jedoch ausschließlich B2G-Transaktionen. Eine flächendeckende Pflicht für den B2B-Bereich besteht auf EU-Ebene derzeit nicht, könnte in Zukunft jedoch folgen.

5. Kann ich E-Rechnungen auch international verwenden?

Formate wie ZUGFeRD und XRechnung basieren auf dem EU-Standard EN 16931, wodurch sie grundsätzlich für den EU-weiten Einsatz geeignet sind. Allerdings variieren die nationalen Anforderungen, sodass Unternehmen prüfen sollten, welches Format im jeweiligen Land akzeptiert wird. Das E-Invoicing sollte außerdem mit den Kunden abgesprochen werden, da keine flächendeckende Empfangspflicht auf B2B-Ebene besteht. Netzwerke wie PEPPOL erleichtern den grenzüberschreitenden Austausch von E-Rechnungen.

6. Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?

Ja. Nicht zur E-Rechnung verpflichtet sind Lieferungen oder Leistungen, die als steuerfrei eingestuft sind, wie beispielsweise medizinische Leistungen. Auch Rechnungen an Privatkunden (B2C) oder Kunden im Ausland fallen nicht in den Geltungsbereich der neuen Gesetze. Zusätzlich gibt es Sonderregelungen für Kleinstbetragsrechnungen (unter 250 Euro), Gutschriften und spezielle Dokumente wie Fahrausweise.

Mit magnalister im Handumdrehen neue Online-Marktplätze erschließen

Egal ob Du deine erste eigene Brand aufbauen, deine Verkaufskanäle diversifizieren oder schlicht und einfach deine Reichweite maximieren möchtest: magnalister ist Dein Schlüssel zu Millionen potenzieller Neukunden, die sich auf den zahlreichen Verkaufskanälen des World Wide Web tummeln.

Unser Plugin koppelt Deinen Webshop im Handumdrehen mit den wichtigsten internationalen Marktplätzen, darunter eBay, Amazon, Etsy, OTTO und viele mehr. Wir arbeiten stetig daran, unseren Kunden neue Schnittstellen zu vielversprechenden Marktplätzen bereitzustellen.

Sämtliche Prozesse organisierst Du mit magnalister zentral und direkt aus Deinem Shop heraus, wobei Dir eine Reihe wertvoller Kern-Features behilflich ist, darunter:

• Zentraler Produkt-Upload
• Automatisierter Preisabgleich
• Lagerbestandssynchronisierung
• Automatischer Bestellimport
• u. v. m.

magnalister ist mit nahezu allen bekannten Webshops, darunter Shopify, Shopware, WooCommerce und PrestaShop, sowie den größten nationalen und internationalen Online-Marktplätzen kompatibel.

Teste unser Tool jetzt für 30 Tage kostenlos und in vollem Funktionsumfang und entdecke die geballte Power des Multichannel-Vertriebs!

JETZT MAGNALISTER TESTEN

Hinweis: Dies Inhalte dieses Beitrags stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Alle Angaben ohne Gewähr.